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英文E-mail的写作要领

 
来源:新译通翻译公司   时间:2006-6-4
 
英文E-mail的写作要领


 

  随着电脑走进千家万户,一张无形的巨网也悄然织起。这就是Internet(因特网,国际互联网)。一旦连接了Internet,信息传递就成为一件非常轻松惬意的事情。在网上最常使用的服务就是E-mail(电子邮件,electronic mail,常缩略为E-mail,e-mail 或email),这是因为电子邮件不但使用方便、传播快捷、可以一信多发,而且价格十分?#22303;?#29305;别适合国际间的交流。

  那么e-mail有什么写作要领呢?

  首先,必须要标题(Heading)栏的“收件人(To)”框中输入收信人的E-mail 地址。“主题(Subject)”框的内容应简明地概括信的内容,短的可以是一个单词,如greetings;长的可以是一个名词性短语,也可以是完整句,但长度?#35805;?#19981;超过35个字母。“主题”框的内容切忌含糊不清。像News about the meeting 这样的表达,应改为Tomorrow’s meeting canceled。?#35805;?#26469;说,只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一?#32440;?#20026;正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写,如:New E-mail Address Notification。视信的内容是否重要,还可以开头加上URGENT或者FYI(For Your Information,供参考),如:URGENT:Submit your report today!

  E-mail?#35805;?#20351;用非正式的文体,因此正文(Body)前的称呼(Salutation)通常无须使用诸如“Dear Mr. John”之类的表达。在同辈的?#30528;?#22909;友或同?#24405;?#21487;以直呼其名,但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。如:Tommy,或者Mr. Smith。

  E-mail文体的另外一个特点是简单明了,便于阅读,太长的内容可以以附件的方式发出。一个段落大多仅由一到三个句子组成。信尾客套话(Complimentary close)通常也很简明。常常只须一个词,如:“Thanks?#20445;癇est?#20445;癈heers?#20445;?#19981;需要用?#35805;?#20449;函中的“Sincerely yours”或“Best regards”。称呼和正文之间,段落之间,正文和信尾客套话之间?#35805;?#31354;一行,开头无须空格。如:

Jimmy,
  I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday.
Best,
David

  在电子邮件的使用者中还流行使用一些由首字母或读音组成的缩?#28304;剩?#22914;:
  d u wnt 2 go out 2nite:Do you want to go out tonight?
  lol:Laughing out loud
  oic:Oh, I see.
  mte:My thoughts exactly.
  brb:I’ll be right back.
  c u 2morrow:See you tomorrow.
  fanx 4 ur elp:Thanks for your help.
  gr8:great
  btw:By the way
  imho:In my humble opinion
  asap:As soon as possible.

  另外,网友们为了给枯燥的文字加入感情色彩,还创造了一种表示感情的小符号,英语叫smiley.如: :-)代表“I’m smiling at this?#20445;。?(代表“I’m sad about this”。

  上述缩?#28304;?#21644;小符号要视具体情况而定,不宜滥用。

  E-mail的非正式的文体特点并不意味它的撰写可以马虎行事,特别是给长辈或上级写信,或者撰写业务信函更是如此。写完信后,?#27426;?#35201;?#38505;?#26816;查有无拼写、语法和标点符号的误。当然Outlook Express?#28909;?#20214;的“拼写检查”功能可以助你一臂之力。

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